Landgoed Salentein

Hoe organiseer je een goede vergadering?

Chaos creëren tijdens een vergadering is heel makkelijk: niemand die het gesprek leidt, vergeten om te notuleren… Op deze manier mist een vergadering structuur en is het resultaat ver te zoeken. Structuur is tijdens een vergadering dus ontzettend belangrijk. Door de deelnemers een rol te geven bereik je deze structuur op een makkelijke manier.

Rollen
De bekendste rollen zijn voorzitter, notulist en deelnemer. Door deze rollen te verdelen maak je een vergadering efficiënt en effectief, iedereen kent zijn of haar verantwoordelijkheden.

Voorzitter
De voorzitter moet de vergadering voorbereiden en de deelnemers van te voren op de hoogte brengen van de agenda. Het is belangrijk voor de deelnemers om te weten wat het gezamenlijke doel is van een vergadering, dan kan de deelnemer zich hier alvast op voorbereiden. Een voorzitter is ook wel een gespreksleider, die de agendapunten inleiding geeft en die de vergaderdoelen en het tijdschema bewaakt.

Notulist
Tijdens een vergadering wordt er vaak veel gezegd en worden er afspraken gemaakt, hoe prettig is het dan om dit achteraf nog even terug te lezen? Ook deelnemers die niet aanwezig konden zijn kunnen op deze manier nalezen wat er besproken en besloten is. Notuleer je niets dan blijken gemaakte afspraken en doelen toch vergeten te worden.

Deelnemers
Zonder deelnemers geen vergadering, dat is logisch. Maar wat wordt er van je verwacht als deelnemer? Open staan voor standpunten van collega’s en luisteren naar elkaar is heel belangrijk, dit geeft een ‘veilige situatie’ waardoor alle aanwezigen actiever zullen gaan deelnemen. Kom met ideeën en denk mee, dit resulteert er automatisch in dat andere deelnemers ook actiever zullen gaan deelnemen.

Wisselen van rol
Vergader je al een tijdje in dezelfde rolverdeling? Wissel dan eens van rol! Dit is soms best eng maar blijkt zeer effectief en stuk dynamischer. Hiermee voorkom je dat mensen ‘gewend’ raken aan een één rol, misschien heeft iemand anders ook welke hele goede voorzitterskwaliteiten?

Verdeel bovenstaande rollen voorafgaand aan een vergadering en je hebt garandeert een structuurvolle vergadering met concreet resultaat!

 

Nieuws

AUDIOVISUELE MIDDELEN TIJDENS EEN BIJEENKOMST OF EVENEMENT

6 juni 2019

Op ons landgoed organiseren wij dagelijks veel bijeenkomsten, seminars en congressen. Steeds meer bedrijven willen papierloos vergaderen en daarnaast maken ze graag gebruik van de meest moderne audiovisuele middelen. Audiovisuele middelen spelen tijdens een professioneel evenement dan ook een onmisbare rol. Deze rol wordt steeds belangrijker. Een seminar of congres moet uiteraard inhoudelijk heel goed […]

Lees verder

CHECKLIST OM EEN VERGADERLOCATIE TE BEPALEN

23 mei 2019

Een vergadering een keer buiten de bekende muren van uw bedrijf laten plaats vinden, heeft vaak inspirerende resultaten. Een andere omgeving triggert de teambuilding en creativiteit wat leidt tot nieuwe inzichten en ideeën. De online zoektocht naar een geschikte locatie voelt al snel als zoeken naar een speld in een hooiberg. En het vinden van […]

Lees verder

ETEN EN DRINKEN TIJDENS DE VERGADERING, MEETING OF BIJEENKOMST

16 mei 2019

Anno 2019 is (gezond) eten & drinken heel belangrijk voor de individu maar ook voor werkgevers. Gezond zijn heeft immers invloed op de gemoedstoestand van de mens en dit draagt bij aan meer productiviteit op de werkvloer of tijdens een bijeenkomst. Bij het organiseren van een bijeenkomst is het van belang alvast na te denken […]

Lees verder

Restaurants

Bijeenkomsten

Trouwen

Catering

Schrijf je in op onze nieuwsbrief