Landgoed Salentein

Hoe organiseer je de perfecte vergadering?

Chaos creëren tijdens een vergadering is heel makkelijk. Niemand die het gesprek leidt, vergeten om te notuleren? Op deze manier mist een vergadering structuur en is het resultaat ver te zoeken. Structuur is tijdens een vergadering dus ontzettend belangrijk. Door de deelnemers een rol te geven bereik je deze structuur op een makkelijke manier.

 

Rollen
De bekendste rollen zijn voorzitter, notulist en deelnemer. Door deze rollen te verdelen maak je een vergadering efficiënt en effectief, iedereen kent zijn of haar verantwoordelijkheden.

 

Voorzitter
De voorzitter moet de vergadering voorbereiden en de deelnemers van te voren op de hoogte brengen van de agenda. Het is belangrijk voor de deelnemers om te weten wat het gezamenlijke doel is van een vergadering, dan kan de deelnemer zich hier alvast op voorbereiden. Een voorzitter is ook wel een gespreksleider, die de agendapunten inleiding geeft en die de vergaderdoelen en het tijdschema bewaakt.

 

Notulist
Tijdens een vergadering wordt er vaak veel gezegd en worden er afspraken gemaakt, hoe prettig is het dan om dit achteraf nog even terug te lezen? Ook deelnemers die niet aanwezig konden zijn kunnen op deze manier nalezen wat er besproken en besloten is.

Notuleer je niets dan blijken gemaakte afspraken en doelen toch vergeten te worden.

 

Deelnemers
Zonder deelnemers geen vergadering, dat is logisch. Maar wat wordt er van je verwacht als deelnemer? Open staan voor standpunten van collega’s en luisteren naar elkaar is heel belangrijk, dit geeft een ‘veilige situatie’ waardoor alle aanwezigen actiever zullen gaan deelnemen. Kom met ideeën en denk mee, dit resulteert er automatisch in dat andere deelnemers ook actiever zullen gaan deelnemen.

 

Wisselen van rol
Vergader je al een tijdje in dezelfde rolverdeling? Wissel dan eens van rol! Dit is soms best eng maar blijkt zeer effectief en stuk dynamischer. Hiermee voorkom je dat mensen ‘gewend’ raken aan een één rol, misschien heeft iemand anders ook welke hele goede voorzitterskwaliteiten?

 

Verdeel bovenstaande rollen voorafgaand aan een vergadering en je hebt garandeert een structuurvolle vergadering met concreet resultaat!

 

frank lodder fotografie

 

Nieuws

ETEN EN DRINKEN TIJDENS DE VERGADERING, MEETING OF BIJEENKOMST

16 november 2019

Anno 2019 is (gezond) eten & drinken heel belangrijk voor de individu maar ook voor werkgevers. Gezond zijn heeft immers invloed op de gemoedstoestand van de mens en dit draagt bij aan meer productiviteit op de werkvloer of tijdens een bijeenkomst. Bij het organiseren van een bijeenkomst is het van belang alvast na te denken […]

Lees verder

3 TIPS OM DE JUISTE VERGADERLOCATIE TE KIEZEN

12 november 2019

Vergaderen is voor veel mensen iets dat nu eenmaal bij hun werk hoort: een “verplicht” overleg. Terwijl het juist het moment is om met elkaar afspraken te maken, een koers uit te stippelen, een nieuw project te ontwikkelen en nog zoveel meer… Het begint allemaal met de locatie, deze moet inspireren en passen bij het […]

Lees verder

3 redenen waarom je buiten de deur zou moeten vergaderen.

31 oktober 2019

Vergaderen op een externe locatie heeft veel voordelen. Lees hier waarom jij meetings buiten de deur zou moeten organiseren! Het verhoogt je concentratieWanneer je buiten de deur vergadert zal je concentratievermogen omhoog gaan. Maar hoe komt dat nou? Als je ergens voor het eerst bent, zullen de nieuwe omgevingsgeluiden je triggeren. Dit haalt je niet […]

Lees verder

Restaurant

Bijeenkomsten

Trouwen

Catering

Schrijf je in op onze nieuwsbrief