Landgoed Salentein

Checklist om een vergaderlocatie te bepalen

Een vergadering eens buiten de bekende muren van uw bedrijf laten plaats vinden, heeft vaak inspirerende resultaten. Een andere omgeving triggert de teambuilding en creativiteit wat leidt tot nieuwe inzichten en ideeën. De zoektocht naar een juiste locatie lijkt op internet als zoeken naar een speld in een hooiberg. Maar het vinden van een externe locatie moet natuurlijk niet juist meer stress opleveren. De volgende tips geven inzicht in wat belangrijk is en helpen om een locatie te vinden die perfect aansluit bij alle wensen:

1. Doelstelling van de vergadering 

Bepaal vooraf wat het doel is van de vergadering en welke ambiance hierbij past. Welke deelnemers zijn er aanwezig en wat past bij dit gezelschap? Tevens is het van belang dat de locatie strookt met het imago en de uitstraling van het bedrijf. Houdt goed rekening met aspecten als omgeving, comfort en sfeer.

2. Budget bepalen 

Vooraf bepalen wat je aan de desbetreffende vergadering kunt uitgeven is heel verstandig. Dit zorgt in een later stadium ook niet voor verrassingen en brengt je minder snel in de verleiding om meer uit te geven.

3. Goede bereikbaarheid 

Breng vooraf in kaart uit welke richtingen de deelnemers komen, bepaal dan waar in het land je gaat zoeken naar een vergaderlocatie. Voor deelnemers is het van belang dat de locatie makkelijk te bereiken is per auto of met het openbaar vervoer. Kijk dus naar vergaderlocaties met voldoende (gratis) parkeergelegenheid en met een goede OV-verbinding.

4. Geef aandacht aan catering 

Tegenwoordig staat gezond eten en drinken bij de gemiddelde Nederlander hoog in het vaandel. Informeer goed naar de mogelijkheden op het gebied van catering bij een vergaderlocatie. Voldoende koffie en thee, een gezonde lunch of een smaakvol diner draagt zeker bij aan de kwaliteit van de vergadering!

5. Benodigde faciliteiten 

Bepaal van te voren welke voorzieningen er minimaal aanwezig moeten zijn op de locatie. Denk bijvoorbeeld aan of de ruimtes groot genoeg zijn om comfortabel te vergaderen en welke opstellingen er mogelijk zijn. Maar ook of er WIFI en stroomaansluitingen of een beamer en andere audiovisuele middelen beschikbaar zijn.

6. Out of the box denken 

Een goede locatie hoeft geen standaard vergaderruimte te zijn, juist niet! Voor een goede brainstormsessie is het belangrijk om creatief te denken dus waarom ook niet op het gebied van de plek en activiteit? Laat je bijvoorbeeld inspireren door de unieke sfeer van een kasteel of landgoed of kies voor een groene omgeving met rust, ruimte en zelfs de mogelijkheden tot uitdagende activiteiten zoals schapen drijven, boogschieten of een anti-stress workshop!

7. Bezoek de locatie

Hoe vaak zien foto’s van een vergaderlocatie er op het internet niet prachtig uit en blijkt het in werkelijkheid toch anders? Wil je 100% zeker zijn van de juiste vergaderlocatie maak dan een afspraak en ga langs! Vergader- en evenementlocaties beschikken veelal over een afdeling reserveringen/sales die je graag verwelkomen om de locatie te bezichtigen. Dit biedt ook direct gelegenheid om de offerte door te spreken.

Nieuws

4 kenmerken van de ideale trouwlocatie

16 augustus 2018

Jullie gaan trouwen, gefeliciteerd! De kans is groot dat je al een perfect plaatje in gedachten hebt van hoe je bruiloft eruit moet komen te zien. Om deze dromen werkelijkheid te laten worden moet er nog veel regelt worden, te beginnen met: de ideale trouwlocatie. Of je nu trouwt in een kasteel, landhuis of in […]

Lees verder

Hoe organiseer je een goede vergadering?

9 augustus 2018

Chaos creëren tijdens een vergadering is heel makkelijk: niemand die het gesprek leidt, vergeten om te notuleren… Op deze manier mist een vergadering structuur en is het resultaat ver te zoeken. Structuur is tijdens een vergadering dus ontzettend belangrijk. Door de deelnemers een rol te geven bereik je deze structuur op een makkelijke manier. Rollen […]

Lees verder

3 kenmerken van een goede vergaderlocatie

2 augustus 2018

Vergaderen is voor veel mensen iets dat nu eenmaal bij hun werk hoort: een “verplicht” overleg. Terwijl het juist het moment is om met elkaar afspraken te maken, een koers uit te stippelen, een nieuw project te ontwikkelen en nog zoveel meer… Het begint allemaal met de locatie, deze moet inspireren en passen bij het […]

Lees verder

Restaurants

Bijeenkomsten

Trouwen

Activiteiten

Schrijf je in op onze nieuwsbrief