Landgoed Salentein

Checklist om een vergaderlocatie te bepalen

Een vergadering een keer buiten de bekende muren van uw bedrijf laten plaats vinden, heeft vaak inspirerende resultaten. Een andere omgeving triggert de teambuilding en creativiteit wat leidt tot nieuwe inzichten en ideeën. De online zoektocht naar een geschikte locatie voelt al snel als zoeken naar een speld in een hooiberg. En het vinden van een externe locatie moet natuurlijk allesbehalve stressvol zijn. De volgende tips geven inzicht in wat belangrijk is en helpen om een locatie te vinden die perfect aansluit bij alle wensen:

1. Doelstelling van de vergadering 

Bepaal vooraf wat het doel is van de vergadering en welke ambiance hierbij past. Welke deelnemers zijn er aanwezig en wat past bij dit gezelschap? Tevens is het van belang dat de locatie strookt met het imago en de uitstraling van het bedrijf. Houd goed rekening met aspecten als omgeving, comfort en sfeer.

2. Budget bepalen 

Vooraf bepalen wat je aan de desbetreffende vergadering kunt uitgeven is heel verstandig. Dit zorgt in een later stadium ook niet voor verrassingen en brengt je minder snel in de verleiding om meer uit te geven.

3. Goede bereikbaarheid 

Breng vooraf in kaart uit welke richtingen de deelnemers komen, bepaal dan waar in het land je gaat zoeken naar een vergaderlocatie. Voor deelnemers is het van belang dat de locatie makkelijk te bereiken is per auto of met het openbaar vervoer. Kijk dus naar vergaderlocaties met voldoende (gratis) parkeergelegenheid en met een goede OV-verbinding.

4. Geef aandacht aan catering 

Tegenwoordig staat gezond eten en drinken bij de gemiddelde Nederlander hoog in het vaandel. Informeer goed naar de mogelijkheden op het gebied van catering bij een vergaderlocatie. Voldoende koffie en thee, een gezonde lunch en/of smaakvol diner draagt zeker bij aan de kwaliteit van de vergadering!

5. Benodigde faciliteiten 

Bepaal van te voren welke voorzieningen er minimaal aanwezig moeten zijn op de locatie. Denk bijvoorbeeld aan of de ruimtes groot genoeg zijn om comfortabel te vergaderen en welke opstellingen er mogelijk zijn. Maar ook of er WIFI, stroomaansluitingen, een beamer en eventuele andere audiovisuele middelen beschikbaar zijn.

6. Out of the box denken 

Een goede locatie hoeft geen standaard vergaderruimte te zijn, juist niet! Voor een goede brainstormsessie is het belangrijk om creatief te denken dus waarom ook niet op het gebied van de plek en activiteit? Laat je bijvoorbeeld inspireren door de unieke sfeer van een kasteel of landgoed. Of kies voor een groene omgeving met rust, ruimte en zelfs de mogelijkheden tot uitdagende activiteiten zoals schapen drijven, boogschieten of een anti-stress workshop!

7. Bezoek de locatie

Hoe vaak zien foto’s van een vergaderlocatie er op het internet niet prachtig uit en blijkt het in werkelijkheid toch anders? Wil je 100% zeker zijn van de juiste vergaderlocatie maak dan een afspraak en ga langs! Vergader- en evenementenlocatie beschikken veelal over een afdeling reserveringen/sales die je graag verwelkomen om de locatie te bezichtigen. Dit biedt ook direct gelegenheid om de offerte door te spreken.

Nieuws

ETEN EN DRINKEN TIJDENS DE VERGADERING, MEETING OF BIJEENKOMST

16 mei 2019

Anno 2019 is (gezond) eten & drinken heel belangrijk voor de individu maar ook voor werkgevers. Gezond zijn heeft immers invloed op de gemoedstoestand van de mens en dit draagt bij aan meer productiviteit op de werkvloer of tijdens een bijeenkomst. Bij het organiseren van een bijeenkomst is het van belang alvast na te denken […]

Lees verder

3 TIPS OM DE JUISTE VERGADERLOCATIE TE KIEZEN

9 mei 2019

Vergaderen is voor veel mensen iets dat nu eenmaal bij hun werk hoort: een “verplicht” overleg. Terwijl het juist het moment is om met elkaar afspraken te maken, een koers uit te stippelen, een nieuw project te ontwikkelen en nog zoveel meer… Het begint allemaal met de locatie, deze moet inspireren en passen bij het […]

Lees verder

3 redenen waarom je buiten de deur zou moeten vergaderen.

11 april 2019

Vergaderen op een externe locatie heeft veel voordelen. Lees hier waarom jij meetings buiten de deur zou moeten organiseren! Het verhoogt je concentratieWanneer je buiten de deur vergadert zal je concentratievermogen omhoog gaan. Maar hoe komt dat nou? Als je ergens voor het eerst bent, zullen de nieuwe omgevingsgeluiden je triggeren. Dit haalt je niet […]

Lees verder

Restaurants

Bijeenkomsten

Trouwen

Catering

Schrijf je in op onze nieuwsbrief