Landgoed Salentein

Checklist om een vergaderlocatie te bepalen

Een vergadering een keer buiten de bekende muren van uw bedrijf laten plaats vinden, heeft vaak inspirerende resultaten. Een andere omgeving triggert de teambuilding en creativiteit wat leidt tot nieuwe inzichten en ideeën. De online zoektocht naar een geschikte locatie voelt al snel als zoeken naar een speld in een hooiberg. En het vinden van een externe locatie moet natuurlijk allesbehalve stressvol zijn. De volgende tips geven inzicht in wat belangrijk is en helpen om een locatie te vinden die perfect aansluit bij alle wensen:

1. Doelstelling van de vergadering 

Bepaal vooraf wat het doel is van de vergadering en welke ambiance hierbij past. Welke deelnemers zijn er aanwezig en wat past bij dit gezelschap? Tevens is het van belang dat de locatie strookt met het imago en de uitstraling van het bedrijf. Houd goed rekening met aspecten als omgeving, comfort en sfeer.

2. Budget bepalen 

Vooraf bepalen wat je aan de desbetreffende vergadering kunt uitgeven is heel verstandig. Dit zorgt in een later stadium ook niet voor verrassingen en brengt je minder snel in de verleiding om meer uit te geven.

3. Goede bereikbaarheid 

Breng vooraf in kaart uit welke richtingen de deelnemers komen, bepaal dan waar in het land je gaat zoeken naar een vergaderlocatie. Voor deelnemers is het van belang dat de locatie makkelijk te bereiken is per auto of met het openbaar vervoer. Kijk dus naar vergaderlocaties met voldoende (gratis) parkeergelegenheid en met een goede OV-verbinding.

4. Geef aandacht aan catering 

Tegenwoordig staat gezond eten en drinken bij de gemiddelde Nederlander hoog in het vaandel. Informeer goed naar de mogelijkheden op het gebied van catering bij een vergaderlocatie. Voldoende koffie en thee, een gezonde lunch en/of smaakvol diner draagt zeker bij aan de kwaliteit van de vergadering!

5. Benodigde faciliteiten 

Bepaal van te voren welke voorzieningen er minimaal aanwezig moeten zijn op de locatie. Denk bijvoorbeeld aan of de ruimtes groot genoeg zijn om comfortabel te vergaderen en welke opstellingen er mogelijk zijn. Maar ook of er WIFI, stroomaansluitingen, een beamer en eventuele andere audiovisuele middelen beschikbaar zijn.

6. Out of the box denken 

Een goede locatie hoeft geen standaard vergaderruimte te zijn, juist niet! Voor een goede brainstormsessie is het belangrijk om creatief te denken dus waarom ook niet op het gebied van de plek en activiteit? Laat je bijvoorbeeld inspireren door de unieke sfeer van een kasteel of landgoed. Of kies voor een groene omgeving met rust, ruimte en zelfs de mogelijkheden tot uitdagende activiteiten zoals schapen drijven, boogschieten of een anti-stress workshop!

7. Bezoek de locatie

Hoe vaak zien foto’s van een vergaderlocatie er op het internet niet prachtig uit en blijkt het in werkelijkheid toch anders? Wil je 100% zeker zijn van de juiste vergaderlocatie maak dan een afspraak en ga langs! Vergader- en evenementenlocatie beschikken veelal over een afdeling reserveringen/sales die je graag verwelkomen om de locatie te bezichtigen. Dit biedt ook direct gelegenheid om de offerte door te spreken.

Nieuws

De vergadertrends van 2019

21 maart 2019

Vergaderen dat blijven we altijd doen. De vraag is wel; hoe houden we het leuk en inspirerend?Vandaar dat we vandaag de 5 vergadertrends van 2019 met jullie delen. Inspiratie op locatieVergaderen op een bijzondere en inspirerende locatie zoals een monumentaal pand, een statig landhuis of een duurzame buitenlocatie biedt direct inspiratie voor de deelnemers. Uit […]

Lees verder

Hoe organiseer je een succesvolle brainstormsessie?

14 maart 2019

Tijdens een brainstormsessie deelt men ervaring en visie met elkaar. Alle ideeën komen letterlijk op tafel. Dat kan een hele inspirerende manier zijn om oplossingen te bedenken voor concrete uitdagingen binnen een bedrijf of organisatie. Maar om een succesvolle brainstormsessie te organiseren is het belangrijk om deelnemers uit hun comfort zone te halen. Dat kan […]

Lees verder

Audiovisuele middelen tijdens een bijeenkomst of evenement

7 maart 2019

Op ons landgoed organiseren wij dagelijks veel bijeenkomsten, seminars en congressen. Steeds meer bedrijven willen papierloos vergaderen en daarnaast maken ze graag gebruik van de meest moderne audiovisuele middelen. Audiovisuele middelen spelen tijdens een professioneel evenement dan ook een onmisbare rol. Deze rol wordt steeds belangrijker. Een seminar of congres moet uiteraard inhoudelijk heel goed […]

Lees verder

Restaurants

Bijeenkomsten

Trouwen

Activiteiten

Schrijf je in op onze nieuwsbrief