Landgoed Salentein

6 tips om een vergaderlocatie te kiezen

Extern vergaderen is een trend en blijkt ook nog zeer succesvol te zijn! Het geeft medewerkers inspiratie en tevens zorgt het voor innovatieve ideeën. Je wordt minder afgeleid, want hoe vaak komt er op kantoor toch nog even een collega binnen die iets te vragen heeft?  Extern vergaderen draagt dus ook bij aan de concentratie en productiviteit van de deelnemers.

Wanneer je op internet opzoek gaat naar een vergaderlocatie word je overladen met locaties en mogelijkheden, maar hoe kies je nou de geschikte vergaderlocatie?

Hieronder 6 tips die je kunnen helpen bij het kiezen van de meest geschikte vergaderlocatie;

Doelstelling van vergadering

Bepaal vooraf wat het doel is van de vergadering en welke ambiance hierbij past. Welke deelnemers zijn er aanwezig en wat past bij dit gezelschap? Tevens is het van belang dat de locatie strookt met het imago en de uitstraling van het bedrijf. Houdt goed rekening met aspecten als omgeving, comfort en sfeer.

Budget

Vooraf bepalen wat je aan de desbetreffende vergadering kunt uitgeven is heel verstandig. Dit zorgt in een later stadium ook niet voor verrassingen en brengt je minder snel in de verleiding om meer uit te geven.

Kies een locatie met goede bereikbaarheid

Breng vooraf in kaart uit welke richtingen de deelnemers komen, bepaal dan waar in het land je gaat zoeken naar een vergaderlocatie. Voor deelnemers is het van belang dat de locatie makkelijk te bereiken is per auto of met het openbaar vervoer. Kijk dus naar vergaderlocaties met voldoende (gratis) parkeergelegenheid en met een goede OV-verbinding.

Kies een locatie met gewenste faciliteiten;

Wil je niet voor verrassingen komen te staan op de dag zelf, dan is het belangrijk om vooraf te infomeren naar de aanwezige faciliteiten. Denk bijvoorbeeld aan;
Is de ruimte groot genoeg om comfortabel te vergaderen en welke opstelling zijn er mogelijk?
Is er voldoende daglicht in de vergaderruimte?
Zijn er audiovisuele middelen aanwezig in de vergaderruimte? Denk ook aan geluidsversterking en een whiteboard/flip-over.
Is er (gratis) wifi aanwezig?
Zijn er toiletten in de buurt?

Geef aandacht aan catering

Tegenwoordig staat gezond eten & drinken bij de gemiddelde Nederlander hoog in het vaandel. Informeer dan ook goed naar de mogelijkheden qua catering bij een vergaderlocatie. Voldoende koffie en thee, een gezonde lunch of een smaakvol diner draagt zeker bij aan de kwaliteit van de vergadering!

Breng een bezoek aan de locatie

Hoe vaak zien foto’s van een vergaderlocatie er op het internet niet prachtig uit en blijkt het in werkelijkheid toch anders? Wil je 100% zeker zijn van de juiste vergaderlocatie maak dan een afspraak en ga langs! Vergader –en evenementlocaties beschikken veelal over een afdeling reserveringen/sales die je graag verwelkomen om de locatie te bezichtigen. Dit biedt ook direct gelegenheid om de offerte door te spreken.

Nieuws

3 redenen waarom je buiten de deur zou moeten vergaderen.

11 april 2019

Vergaderen op een externe locatie heeft veel voordelen. Lees hier waarom jij meetings buiten de deur zou moeten organiseren! Het verhoogt je concentratieWanneer je buiten de deur vergadert zal je concentratievermogen omhoog gaan. Maar hoe komt dat nou? Als je ergens voor het eerst bent, zullen de nieuwe omgevingsgeluiden je triggeren. Dit haalt je niet […]

Lees verder

Hoe organiseer je een goede vergadering?

4 april 2019

Chaos creëren tijdens een vergadering is heel makkelijk: niemand die het gesprek leidt, vergeten om te notuleren… Op deze manier mist een vergadering structuur en is het resultaat ver te zoeken. Structuur is tijdens een vergadering dus ontzettend belangrijk. Door de deelnemers een rol te geven bereik je deze structuur op een makkelijke manier. RollenDe […]

Lees verder

Teambuilding

28 maart 2019

Het bouwen van een team, teambuilding, is belangrijk in een onderneming. Het zorgt voor een positieve flow in je onderneming. Werknemers worden hierdoor enthousiast en gemotiveerd. Het zorgt voor een onderlinge band en een goede samenwerking. Allemaal de neuzen dezelfde kant op en een goed teamgevoel onderling, dat is het doel van iedere organisatie. Met […]

Lees verder

Restaurants

Bijeenkomsten

Trouwen

Activiteiten

Schrijf je in op onze nieuwsbrief