Landgoed Salentein

6 tips om een vergaderlocatie te kiezen

Extern vergaderen is een trend en blijkt ook nog zeer succesvol te zijn! Het geeft medewerkers inspiratie en tevens zorgt het voor innovatieve ideeën. Je wordt minder afgeleid, want hoe vaak komt er op kantoor toch nog even een collega binnen die iets te vragen heeft?  Extern vergaderen draagt dus ook bij aan de concentratie en productiviteit van de deelnemers.

Wanneer je op internet opzoek gaat naar een vergaderlocatie word je overladen met locaties en mogelijkheden, maar hoe kies je nou de geschikte vergaderlocatie?

Hieronder 6 tips die je kunnen helpen bij het kiezen van de meest geschikte vergaderlocatie;

Doelstelling van vergadering

Bepaal vooraf wat het doel is van de vergadering en welke ambiance hierbij past. Welke deelnemers zijn er aanwezig en wat past bij dit gezelschap? Tevens is het van belang dat de locatie strookt met het imago en de uitstraling van het bedrijf. Houdt goed rekening met aspecten als omgeving, comfort en sfeer.

Budget

Vooraf bepalen wat je aan de desbetreffende vergadering kunt uitgeven is heel verstandig. Dit zorgt in een later stadium ook niet voor verrassingen en brengt je minder snel in de verleiding om meer uit te geven.

Kies een locatie met goede bereikbaarheid

Breng vooraf in kaart uit welke richtingen de deelnemers komen, bepaal dan waar in het land je gaat zoeken naar een vergaderlocatie. Voor deelnemers is het van belang dat de locatie makkelijk te bereiken is per auto of met het openbaar vervoer. Kijk dus naar vergaderlocaties met voldoende (gratis) parkeergelegenheid en met een goede OV-verbinding.

Kies een locatie met gewenste faciliteiten;

Wil je niet voor verrassingen komen te staan op de dag zelf, dan is het belangrijk om vooraf te infomeren naar de aanwezige faciliteiten. Denk bijvoorbeeld aan;
Is de ruimte groot genoeg om comfortabel te vergaderen en welke opstelling zijn er mogelijk?
Is er voldoende daglicht in de vergaderruimte?
Zijn er audiovisuele middelen aanwezig in de vergaderruimte? Denk ook aan geluidsversterking en een whiteboard/flip-over.
Is er (gratis) wifi aanwezig?
Zijn er toiletten in de buurt?

Geef aandacht aan catering

Tegenwoordig staat gezond eten & drinken bij de gemiddelde Nederlander hoog in het vaandel. Informeer dan ook goed naar de mogelijkheden qua catering bij een vergaderlocatie. Voldoende koffie en thee, een gezonde lunch of een smaakvol diner draagt zeker bij aan de kwaliteit van de vergadering!

Breng een bezoek aan de locatie

Hoe vaak zien foto’s van een vergaderlocatie er op het internet niet prachtig uit en blijkt het in werkelijkheid toch anders? Wil je 100% zeker zijn van de juiste vergaderlocatie maak dan een afspraak en ga langs! Vergader –en evenementlocaties beschikken veelal over een afdeling reserveringen/sales die je graag verwelkomen om de locatie te bezichtigen. Dit biedt ook direct gelegenheid om de offerte door te spreken.

Nieuws

AUDIOVISUELE MIDDELEN TIJDENS EEN BIJEENKOMST OF EVENEMENT

6 juni 2019

Op ons landgoed organiseren wij dagelijks veel bijeenkomsten, seminars en congressen. Steeds meer bedrijven willen papierloos vergaderen en daarnaast maken ze graag gebruik van de meest moderne audiovisuele middelen. Audiovisuele middelen spelen tijdens een professioneel evenement dan ook een onmisbare rol. Deze rol wordt steeds belangrijker. Een seminar of congres moet uiteraard inhoudelijk heel goed […]

Lees verder

CHECKLIST OM EEN VERGADERLOCATIE TE BEPALEN

23 mei 2019

Een vergadering een keer buiten de bekende muren van uw bedrijf laten plaats vinden, heeft vaak inspirerende resultaten. Een andere omgeving triggert de teambuilding en creativiteit wat leidt tot nieuwe inzichten en ideeën. De online zoektocht naar een geschikte locatie voelt al snel als zoeken naar een speld in een hooiberg. En het vinden van […]

Lees verder

ETEN EN DRINKEN TIJDENS DE VERGADERING, MEETING OF BIJEENKOMST

16 mei 2019

Anno 2019 is (gezond) eten & drinken heel belangrijk voor de individu maar ook voor werkgevers. Gezond zijn heeft immers invloed op de gemoedstoestand van de mens en dit draagt bij aan meer productiviteit op de werkvloer of tijdens een bijeenkomst. Bij het organiseren van een bijeenkomst is het van belang alvast na te denken […]

Lees verder

Restaurants

Bijeenkomsten

Trouwen

Catering

Schrijf je in op onze nieuwsbrief