Landgoed Salentein

Hoe organiseer je een perfecte vergadering?

Chaos creëren tijdens een vergadering is heel makkelijk. Niemand die het gesprek leidt, vergeten om te notuleren? Op deze manier mist een vergadering structuur en is het resultaat ver te zoeken. Structuur is tijdens een vergadering dus ontzettend belangrijk. Door de deelnemers een rol te geven bereik je deze structuur op een makkelijke manier.

 

Rollen

De bekendste rollen zijn voorzitter, notulist en deelnemer. Door deze rollen te verdelen maak je een vergadering efficiënt en effectief, iedereen kent zijn of haar verantwoordelijkheden.

 

Voorzitter

De voorzitter moet de vergadering voorbereiden en de deelnemers van te voren op de hoogte brengen van de agenda. Het is belangrijk voor de deelnemers om te weten wat het gezamenlijke doel is van een vergadering, dan kan de deelnemer zich hier alvast op voorbereiden. Een voorzitter is ook wel een gespreksleider, die de agendapunten inleiding geeft en die de vergaderdoelen en het tijdschema bewaakt.

 

Notulist

Tijdens een vergadering wordt er vaak veel gezegd en worden er afspraken gemaakt, hoe prettig is het dan om dit achteraf nog even terug te lezen? Ook deelnemers die niet aanwezig konden zijn kunnen op deze manier nalezen wat er besproken en besloten is.

Notuleer je niets dan blijken gemaakte afspraken en doelen toch vergeten te worden.

 

Deelnemers

Zonder deelnemers geen vergadering, dat is logisch. Maar wat wordt er van je verwacht als deelnemer? Open staan voor standpunten van collega’s en luisteren naar elkaar is heel belangrijk, dit geeft een ‘veilige situatie’ waardoor alle aanwezigen actiever zullen gaan deelnemen. Kom met ideeën en denk mee, dit resulteert er automatisch in dat andere deelnemers ook actiever zullen gaan deelnemen.

 

Wisselen van rol

Vergader je al een tijdje in dezelfde rolverdeling? Wissel dan eens van rol! Dit is soms best eng maar blijkt zeer effectief en stuk dynamischer. Hiermee voorkom je dat mensen ‘gewend’ raken aan een één rol, misschien heeft iemand anders ook welke hele goede voorzitterskwaliteiten?

 

Verdeel bovenstaande rollen voorafgaand aan een vergadering en je hebt garandeert een structuurvolle vergadering met concreet resultaat!

 

 

 

Nieuws

Het huwelijksdiner

16 oktober 2017

Het eerste diner als man en vrouw moet goed gevierd worden natuurlijk. Voordat je de keuze maakt voor het diner, is het handig als je weet wat welke term nu precies inhoudt. Zo wordt de keuze makkelijker omdat jij natuurlijk het best weet wat bij jullie en jullie gasten past. Sit-down dinner (uitgeserveerd diner) Een […]

Lees verder

De vergadertrends van 2017

12 oktober 2017

Ook in 2017 veranderen de trends voor het organiseren van een vergadering, meeting of event. Wat centraal staat voor veel opdrachtgevers is  ‘beleving’. Het event moet plaatsvinden op een inspiratievolle en unieke locatie, dit draagt voor veel bedrijven bij aan het succes van de bijeenkomst! Een aantal vergadertrends op een rijtje; 1. De natuur in! […]

Lees verder

Teambuilding

31 augustus 2017

Het bouwen van een team, teambuilding, is een trend. Je hoort het steeds meer en dat is niet zonder reden. Het zorgt namelijk voor een positieve flow in je onderneming. Werknemers worden hierdoor enthousiast en gemotiveerd. Het zelfvertrouwen groeit. Gemotiveerde collega’s, de neuzen dezelfde kant op en een goed teamgevoel onderling, dat is het doel […]

Lees verder

Restaurants

Bijeenkomsten

Trouwen

Activiteiten

Schrijf je in op onze nieuwsbrief