Landgoed Salentein

6 tips om een vergaderlocatie te kiezen

Extern vergaderen is een trend en blijkt ook nog zeer succesvol te zijn! Het geeft medewerkers inspiratie en tevens zorgt het voor innovatieve ideeën. Je wordt minder afgeleid, want hoe vaak komt er op kantoor toch nog even een collega binnen die iets te vragen heeft?  Extern vergaderen draagt dus ook bij aan de concentratie en productiviteit van de deelnemers.

Wanneer je op internet opzoek gaat naar een vergaderlocatie word je overladen met locaties en mogelijkheden, maar hoe kies je nou de geschikte vergaderlocatie?

Hieronder 6 tips die je kunnen helpen bij het kiezen van de meest geschikte vergaderlocatie;

Doelstelling van vergadering

Bepaal vooraf wat het doel is van de vergadering en welke ambiance hierbij past. Welke deelnemers zijn er aanwezig en wat past bij dit gezelschap? Tevens is het van belang dat de locatie strookt met het imago en de uitstraling van het bedrijf. Houdt goed rekening met aspecten als omgeving, comfort en sfeer.

Budget

Vooraf bepalen wat je aan de desbetreffende vergadering kunt uitgeven is heel verstandig. Dit zorgt in een later stadium ook niet voor verrassingen en brengt je minder snel in de verleiding om meer uit te geven.

Kies een locatie met goede bereikbaarheid

Breng vooraf in kaart uit welke richtingen de deelnemers komen, bepaal dan waar in het land je gaat zoeken naar een vergaderlocatie. Voor deelnemers is het van belang dat de locatie makkelijk te bereiken is per auto of met het openbaar vervoer. Kijk dus naar vergaderlocaties met voldoende (gratis) parkeergelegenheid en met een goede OV-verbinding.

Kies een locatie met gewenste faciliteiten;

Wil je niet voor verrassingen komen te staan op de dag zelf, dan is het belangrijk om vooraf te infomeren naar de aanwezige faciliteiten. Denk bijvoorbeeld aan;
Is de ruimte groot genoeg om comfortabel te vergaderen en welke opstelling zijn er mogelijk?
Is er voldoende daglicht in de vergaderruimte?
Zijn er audiovisuele middelen aanwezig in de vergaderruimte? Denk ook aan geluidsversterking en een whiteboard/flip-over.
Is er (gratis) wifi aanwezig?
Zijn er toiletten in de buurt?

Geef aandacht aan catering

Tegenwoordig staat gezond eten & drinken bij de gemiddelde Nederlander hoog in het vaandel. Informeer dan ook goed naar de mogelijkheden qua catering bij een vergaderlocatie. Voldoende koffie en thee, een gezonde lunch of een smaakvol diner draagt zeker bij aan de kwaliteit van de vergadering!

Breng een bezoek aan de locatie

Hoe vaak zien foto’s van een vergaderlocatie er op het internet niet prachtig uit en blijkt het in werkelijkheid toch anders? Wil je 100% zeker zijn van de juiste vergaderlocatie maak dan een afspraak en ga langs! Vergader –en evenementlocaties beschikken veelal over een afdeling reserveringen/sales die je graag verwelkomen om de locatie te bezichtigen. Dit biedt ook direct gelegenheid om de offerte door te spreken.

 

Nieuws

Het huwelijksdiner

16 oktober 2017

Het eerste diner als man en vrouw moet goed gevierd worden natuurlijk. Voordat je de keuze maakt voor het diner, is het handig als je weet wat welke term nu precies inhoudt. Zo wordt de keuze makkelijker omdat jij natuurlijk het best weet wat bij jullie en jullie gasten past. Sit-down dinner (uitgeserveerd diner) Een […]

Lees verder

De vergadertrends van 2017

12 oktober 2017

Ook in 2017 veranderen de trends voor het organiseren van een vergadering, meeting of event. Wat centraal staat voor veel opdrachtgevers is  ‘beleving’. Het event moet plaatsvinden op een inspiratievolle en unieke locatie, dit draagt voor veel bedrijven bij aan het succes van de bijeenkomst! Een aantal vergadertrends op een rijtje; 1. De natuur in! […]

Lees verder

Teambuilding

31 augustus 2017

Het bouwen van een team, teambuilding, is een trend. Je hoort het steeds meer en dat is niet zonder reden. Het zorgt namelijk voor een positieve flow in je onderneming. Werknemers worden hierdoor enthousiast en gemotiveerd. Het zelfvertrouwen groeit. Gemotiveerde collega’s, de neuzen dezelfde kant op en een goed teamgevoel onderling, dat is het doel […]

Lees verder

Restaurants

Bijeenkomsten

Trouwen

Activiteiten

Schrijf je in op onze nieuwsbrief